Prosedur Penubuhan Kelab/Persatuan

BENGKEL PENUBUHAN KELAB PENGGUNA IPT ZON UTARA
RUMAH PERSEKUTUAN BRINCHANG CAMERON HAIGHLAND
(14 HINGGA 16 JULAI 2010)

Disediakan Oleh
Haji Ahmad Jasmi Don
Pensyarah Kanan Kokurikulum
IPG Kampus Tuanku Bainun BM


PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB

1. OBJEKTIF

1.1 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di IPT dalam konteks kependidikan dan kepimpinan

1.2 Memberi Pengetahuan dan kefahaman kepada peserta bengkel kaedah atau tatacara untuk menubuhkan persatuan/kelab di IPT masing-masing

1.3 Memberi keyakinan diri kepada peserta untuk memimpin, mengurus,menyelia dan melaksanakan operasi/kegiatan persatuan/kelab pengguna di IPT masing-masing.

2. PERSATUAN/KELAB

2.1 Definisi:

Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh Ahli-ahli yang berdaftar, mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat berpersatuan/kelab yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama.

2.2 Matlamat/Tujuan penubuhan persatuan/kelab

Menyediakan peluang dan ruang kepada rakan pelajar yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama untuk bergabung dan menggembeling tenaga, ilmu dan idea dibawah satu pimpinan dan pertubuhan. Kemudian berkongsi mengadakan aktiviti yang lebih besar,sehat dan bermakna supaya boleh dimanaafatkan oleh semua ahli dan komuniti.

3. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN

Umumnya kita akan juruskan perbincangan kepada 4 langkah tatacara penubuhan persatuan/kelab yang biasa dilaksanakan.

3.1 LANGKAH 1 : Mewujudkan Jawatankuasa Penaja

3.1.1 Atas kesedaran diri Pemimpin pelajar (semua yang ada dalam bengkel
ini) menubuhkan jawatankuasa Penggerak/Jawatankuasa Penaja
dengan menyenaraikan diri sebagai AJK Penaja .Jawatankuasa Penaja
ini terdiri dari:-

a. Pengerusi
b. Naib Pengerusi
c. Setiausaha
d. Bendahari
e. 6-7 Ahli AJK biasa

3.1.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan perkara berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi kelulusan,peraturan-peraturan, perlembagaan,keahlian, kegiatan/aktiviti, dan lain-lain maklumat berkaitan kelab .
3.1.2 Mesyuarat ini mesti ada agendanya, setiap perbincangan diminitkan dan difailkan /didokumentasikan
3.1.3 Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masing-masing.



3.2 LANGKAH 2 : Hebahan Umum dan Persetujuan/Mandat dari
Warga/Komuniti

3.2.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat Agung Penajaan/Majlis Pertemuan dengan keseluruhan pelajar/warga kampus untuk membentangkan hasrat dan mendapat restu persetujuan semua ahli.

3.2.2 Urusan surat-menyurat , jemputan yang dikeluarkan adalah atas nama
AJK Penaja.
contohnya: Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun
Alamat:…………………………………………………………..

3.2.3 Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja.
3.2.4 Cadangan Agenda:

1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Pembentangan Senarai Nama JK Penaja (Bayangan) untuk mendapat persetujuan ahli mesyuarat.
3. Penjelasan/Penerangan tujuan Penubuhan Kelab

3.2.5 Setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat.
3.3 LANGKAH 3 : Mendapatkan Kelulusan Pendaftar Kelab/Persatuan

3.3.1 Tanggung Jawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan Pendaftar

3.3.1.1 Menyediakan Perlembagaan Kelab/Persatuan – Mengikut nasihat pendaftaran (Boleh dapatkan contoh dari pendaftar pertsatuan).

3.3.1.2 Mengadakan ‘Mesyuarat Agung Khas - Membentangkan Perlembagaan’ untuk bincang dan meluluskan perlembagaan KECUALI kalau mesyuarat agung yang lalu telah memberi mandat/kepercayaan sepenuhnya kepada JK penaja untuk meluluskan perlembagaan itu maka mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat.

3.3.1.3 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pendaftar (Pengarah,Pengetua atau Guru Besar) dengan menyertakan dokuman termasuk perlembagaan yang telah dipersetujui di atas.

3.3.1.4 Merancang/merangka aktiviti Tahunan. (Aktiviti hanya boleh dilaksanakan apabila persatuan/kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh pendaftar –surat kelulusan sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan)

3.3.2 Selepas Mendapat Kelulusan

3.3.2.1 JK Penaja mengadakan Mesyuarat AGUNG
3.3.2.2 Membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung dan borang cadangan usul.
3.3.2.3 Draf Aktiviti/kegiatan persatuan/kelab
3.3.2.4 Membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli.
3.3.2.5 Melaksanakan & Mengendali Mesyuarat Agung

Antara Agenda Mesyuarat:-
1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara Berbangkit
4. Melantik JK Persatuan/Kelab (bilangan AJK hendaklah mengikut perlembagaan)
AJK Penaja boleh diganti jika ada persetujuan.

5. Membentang & membaca kandungan perlembagaan untuk maklumat ahli (Sekiranya terdapat pindaan yang dibuat oleh pihak pendaftar)

6. Membentang & mengesahkan Laporan Kewangan persatuan/Kelab berakhir pada………………..(jika sebelum ini JK penaja mendapat sumbangan/kutipan kewangan drp mana-mana pihak).

7. Bincang Usul-usul yang diterima termasuk usul-usul dari JK
8. Ucapan Penangguhan


3.4 LANGKAH 4 : Melaksana Tanggungjawab sebagai AJK Baru

3.4.1 JK persatuan/kelab yang telah dilantik dalam mesyuarat agung perlu mengadakan Mesyuarat JK secepat mungkin untuk membincang, melaksanakan usul atau aktiviti yang telah dirancangkan.

3.4.2 Contoh Agenda Mesyuarat JK ialah:-

1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat JK yang lalu
3. Perkara Berbangkit
4. Membentang & mengesahkan Penyata Kewangan yang berakhir pada:……………………….
5. Membincangkan usul-usul dan tindakan pelaksanaan (usul yang telah diluluskan dlm mesyuarat agung yang lalu).
6. Membincangkan aktiviti tahunan
7. Hal-hal lain

3.4.3 Perbincangan perlu diminitkan utuk tujuan rekod dan rujukan
tindakan.











LAMPIRAN 1 : RUMUSAN PROSEDUR PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB


Prosedur Penubuhan:

1. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli)
2. Mengadakan ‘Mesyuarat JK Penaja’- Bincang Persediaan Penubuhan.
3. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan
Persatuan Kelab/Persatuan.
4. Draf Aktiviti Tahunan.
5. Mengadakan Majlis perjumpaan / ‘Mesyuarat Agung Penajaan’ dgn ahli
5. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan (Penaja).
6. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan
(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.
7. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja):

i. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul
ii. Surat Jemputan Mesyuarat
iii. Mesyuarat Agung.
a. Pelantikan pengerusi dan AJK
b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan)
c. Peraturan-peraturan
d. Sumber Kewangan Persatuan
e. Cadangan Aktiviti
f. Hal-hal lain
iv. Mencatat Minit

8. Pengurusan, Pelaksanaan aktiviti kelab dan Pemantauan(T/Jwb AJK Kelab)
9. Dokumentasi dan system fail
10. Pengauditan.

















LAMPIRAN 2 : Contoh Surat Permohonan Penubuhan Persatuan


ALamat JK Penaja

_________________________________________________________________________

Ruj kami : IPGKTB/KOKO/KG/08/5(2)
Tarikh : 06 Januari 2010
Pengarah,
IPG Kampus Tuanku Bainun,
14000 Bukit Mertajam,
Pulau Pinang.

Tuan ,

PERMOHONAN PENUBUHAN KELAB PENGGUNA

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa saya ………………( nama)….………… berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998,P.U. (A) 196, yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk menubuhkan Kelab Pengguna, di Institusi ini (IPG Kampus Tuanku Bainun , Bukit Mertajam, Pulau Pinang) mulai 25 Ogos 2010.

2. Sehubungan itu , bersama-sama ini dikemukakan maklumat-maklumat berikut:
2.1 Draf Perlembagaan
2.2 Draf Aktiviti Asas Kelab
2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja

Kerjasama dan jasa baik tuan bagi meluluskan perkara di atas terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“BERSAMA MENINGKATKAN KUALITI PENDIDIKAN”

Saya yang menurut perintah,


(Don Fairuz bin Marzuki)
Pengerusi JK Penaja,
Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun,
14000 Bukit Mertajam , Penang.

LAMPIRAN 3 : Tanggungjawab JK Penaja
PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB
1. Menubuhkan Jawatankuasa Penaja (minimum 7 orang Ahli)
2. Apakah tanggung jawab Jawatankuasa Penaja ini?
Mengadakan Mesyuarat JK Penaja
Penyediaan Dokumen-dokumen
Tujuan dan Persetujuan
Perlantikan Jawatankuasa
Perlembagaan
Menubuh pertubuhan
Meluluskan nama pertubuhan.
(selaras dengan tujuan dan keahlian)
meluluskan alamat pertubuhan
(surat kebenaran tuan pemunya alamat)
Memohon kelulusan pendaftar

3. Mesyuarat Agung kali Pertama
Bincang Tentang Penubuhan kelab, (nama, logo, alamat)
Kelulusan Pertubuhan/akta
Pembentangan & Perbahasan Perlembagaan
Pernyataan & Penjelasan Peraturan-peraturan
Pelantikan Peresiden & Ahli Jawatan kuasa & Tanggung jawab
Keahlian
Yuran
Draf Aktiviti-aktiviti/kegiatan
Aset
Dll
4. Pelaksanaan
5. Kepimpinan
6. Pemantauan & audit











LAMPIRAN 4 : Bengkel Merangka Aktiviti Kelab

TEMA AKTIVITI KELAB PENGGUNA.

1. Hak dan Tanggungjawab Pengguna
2. Jadilah Pengguna Bijak
3. Pengguna dan Alam Sekitar
4. Amalan Makanan Halal lagi Baik/bermutu
5. Pengguan dan Gaya Hidup Sehat
6. Gerkanan Pengguna dan Masyarakat/Komuniti
7. Barangan dan perkhidmatan berkualiti
8. Pengguna dan Budaya
9. Pengeluar dan Kepenggunaan
10. Pengguna Lestari
11. Aduan dan Tuntuan Pengguna
12. Kelab Pengguna dan Warga IPT/IPG

Bengkel : Merangka Aktiviti Kelab
Bengkelkan bersama Kumpulan anda melalui sumbangsaran bagi menyediakan sekuarang-kurangnya 2 aktiviti bertemakan mana-mana 2 dari tema di atas untuk dikongsikan dan akan diguna sebagai panduan untuk aktiviti kelab pengguna di kampus anda kelak. Bincangkan dan rekodkan cadangan aktiviti anda itu berdasarkan kandungan berikut :-
1. TEMA: (nama tema yang dipilih)
2. Tajuk Aktiviti:
3. Objektif Aktiviti:
4. Lokasi Aktiviti:
5. Tempoh masa aktiviti:
6. Peruntukan/Kos: (anggaran Perbelanjaan dan sumber –Jika berkaitan)
7. Peralatan Yang diperlukan: (jika ada)
8. Huraian Aktiviti : (kaedah pelaksanaannya)
9. Refleksi/Pengajaran/Faedah : (Senaraikan Jangkaan Refleksi/Pengajaran/kebaikan yang boleh diperolehi dari aktiviti yang anda cadangkan untuk dilaksanakan)